Aanbestedingen. Voor veel offerteschrijvers zijn ze een noodzakelijk kwaad. Veel werk, veel gedoe… en vaak het gevoel dat je tóch geen eerlijke kans maakt.
Want laten we eerlijk zijn: hoe vaak hoor je niet dat de winnaar al bekend is voordat jij überhaupt begint met schrijven? En wat als dat beeld niet klopt? Tijd om een paar van die hardnekkige mythes door te prikken. Of in ieder geval te nuanceren.
Mythe 1: ‘De klant weet allang met wie ze in zee gaan’
Misschien wel de grootste frustratie onder inschrijvers: het idee dat je voor spek en bonen meedoet.
“Die opdracht gaat toch naar partij X.” “Waarom zouden we hier tijd in steken?”
Het voelt soms ook zo. Zeker als je vaker verliest dan wint. Zeker bij openbare aanbestedingen ligt dit echt anders.
Ja, er kan best een voorkeur zijn. Mensen zijn nu eenmaal mensen. Maar die voorkeur krijgt nauwelijks ruimte om de uitkomst te beïnvloeden. Het proces zit namelijk vol met controles: auditors, juristen, documentchecks… alles wordt nageplozen. Sterker nog: de rol van de inkoper zelf is in de loop der jaren juist kleiner geworden. Beslissingen worden genomen in een groep, met verschillende belangen en expertises. Een soort DMU, maar dan aan de inkoopkant.
Dat maakt het meteen een stuk minder voorspelbaar dan je denkt. Betekent dit dat iedereen exact dezelfde kans heeft? Niet helemaal. Een zittende leverancier heeft bijvoorbeeld een informatievoorsprong. Die kent de organisatie, de context en de gevoeligheden. Maar daar zit ook een risico: aannames. Wat “bekend” is, wordt niet meer opgeschreven. En laat dat nou precies zijn waar het misgaat. Want beoordelaars kijken alleen naar wat er op papier staat. Niet naar wat jij allang bewezen hebt. En als iets er niet staat, omdat jij dat vanzelfsprekend vond, dan krijg je daar gewoon minder punten voor.
Aan de andere kant heb je onderhandse aanbestedingen. Daar ligt het speelveld anders. Opdrachtgevers kiezen zelf wie ze uitnodigen, en daar kan een voorkeurspositie een grotere rol spelen. Bij openbare trajecten is het spel een stuk eerlijker dan veel inschrijvers denken.
Inzicht
Niet of het spel eerlijk is, bepaalt of je wint.
Maar of jij opschrijft wat de beoordelaar nodig heeft om jou te laten winnen
Mythe 2: ‘Op de Nota van Inlichtingen krijg je toch geen fatsoenlijk antwoord’
Veel inschrijvers zien de Nota van Inlichtingen (NVI) als een verplicht nummer. Je stelt een vraag en krijgt zo’n typisch antwoord terug: “Nee, dit is niet akkoord.” **Of nog erger: een vaag, ontwijkend verhaal waar je niks mee kunt. Frustrerend? Absoluut.
Maar ook hier zit meer achter dan je denkt. Aan de inkoopkant gebeurt namelijk precies hetzelfde als bij de verkopende partij: er wordt gewerkt met standaarden, formats en soms zelfs hele databases met veelgestelde vragen en antwoorden. Zeker bij terugkerende aanbestedingen. Daarnaast gaan vragen soms over verschillende schijven, omdat niet één persoon alle vragen kan beantwoorden. Er zijn grofweg drie soorten antwoorden:
- Korte, bondige antwoorden: snel, maar soms weinig behulpzaam
- Juridische antwoorden: afgestemd met juristen, dus veilig en dichtgetimmerd
- Vage antwoorden: en die zijn misschien nog wel het interessantst, want een vaag antwoord betekent vaak niet dat ze je willen tegenwerken… maar dat ze het simpelweg zelf (nog) niet weten. Bijvoorbeeld omdat: de organisatie de cijfers niet op orde heeft, het om toekomstige situaties gaat of intern nog geen besluit is genomen. Hoe vager het antwoord, hoe groter de kans dat daar onzekerheid zit.
En dan nog iets: inkopers worden oprecht blij van goede vragen. Echt. Een aanbesteding zonder vragen? Dat vinden ze eerder zorgwekkend dan prettig. Want dat betekent vaak dat inschrijvers niet scherp zijn of afhaken.
Inzicht
Gebruik de NVI niet als formaliteit, maar als kans.
Goede vragen geven je niet alleen betere informatie… ze laten ook zien dat jij het werk snapt.
Mythe 3: ‘Wij moeten alles perfect op tijd doen, zij doen maar wat’
Deze voelt oneerlijk. En eerlijk is eerlijk: dat ís het ook een beetje. Als jij als inschrijver een deadline mist, lig je eruit. Klaar. Maar als de aanbestedende dienst uitloopt? Dan schuift de planning gewoon op. En dat gebeurt vaker dan je denkt. Sterker nog: een groot deel van de aanbestedingen haalt de oorspronkelijke planning niet. Simpelweg omdat het proces aan de achterkant veel complexer is dan aan de voorkant lijkt. Hoe meer inschrijvingen, hoe groter de berg werk:
- alle vormvereisten moeten gecontroleerd worden;
- de anonimiteit moet gewaarborgd blijven;
- en elke inschrijving moet volledig worden doorgenomen.
En dat is nog maar het begin. Ook de Nota van Inlichtingen is geen éénmansactie. Vragen worden beantwoord door een hele groep: contractmanagers, interne opdrachtgevers, inkopers, juristen en soms zelfs categoriemanagers.
Alles moet worden afgestemd, gecontroleerd en juridisch kloppend gemaakt.
Daarna begint pas het echte werk: het lezen en beoordelen van alle inschrijvingen. Vaak met meerdere beoordelaars, die dit óók nog eens naast hun gewone werk doen. Geen wonder dat planningen uitlopen.
Het is trouwens niet alleen een kwestie van ‘veel inschrijvingen = vertraging’. Er spelen vaak meerdere factoren tegelijk:
- de interne besluitvorming die langer duurt;
- vakantieplanning die voor vertraging zorgt;
- er staan fouten in documenten (bijvoorbeeld in de NVI);
- of situaties die juridisch gevoelig liggen.
Want als een fout niet goed wordt afgehandeld, ligt een klacht of zelfs een juridische procedure op de loer. En dan ben je nog verder van huis.
Inzicht
Ja, de regels zijn niet symmetrisch.
Maar je energie steken in frustratie levert je niks op. Anticiperen op vertraging wél.
Mythe 4: ‘In het beoordelingsoverleg wint degene met de grootste mond’
Het beeld is mooi: een groep mensen in een kamer, en degene die het hardst roept bepaalt de winnaar. Reality check: zo werkt het meestal niet. In de meeste gevallen is er een strak proces waarin beoordelaars individueel lezen, scoren en daarna samen tot een oordeel komen. Op basis van argumenten, niet volume.
Maar… (er is altijd een maar). Het kán wel gebeuren. Vooral als de begeleiding niet sterk genoeg is. De rol van de inkoopadviseur is hierin cruciaal. Die moet:
- sturen op objectiviteit;
- doorvragen op onderbouwing;
- en ingrijpen als meningen te veel op gevoel gebaseerd zijn.
Er zijn namelijk genoeg risico’s:
- een dominante persoonlijkheid;
- hiërarchie (een leidinggevende én een medewerker tegelijk aan tafel);
- of iemand met veel inhoudelijke kennis die anderen onbewust meesleept.
Een goed beoordelingsoverleg draait niet om wie het hardst praat, maar om wie de beste argumenten heeft. En nog belangrijker: of die argumenten terug te voeren zijn op wat er in jouw inschrijving staat.
Inzicht
Je wint niet in de beoordelingsruimte.
Je wint op papier – met argumenten die overeind blijven in discussie.
Mythe 5: ‘Ze lezen onze inschrijving toch niet echt’
Misschien wel de pijnlijkste mythe. Want als dit waar is, waarom zou je er dan nog zoveel tijd in steken? Het korte antwoord: ze lezen wel. Het lange antwoord: ze lezen anders dan jij denkt. Beoordelaars worden vaak geadviseerd om in meerdere rondes door een inschrijving te gaan:
- De eerste keer lezen ze de inschrijving ****voor het vormen van een globaal beeld en het antwoord op de vraag: wat staat hier eigenlijk?
- Tijdens de tweede keer lezen gaan ze plussen en minnen, oftewel actief markeren van sterke en zwakke punten in de inschrijving.
Plus (+) = dit is goed / sterk / onderscheidend
- concreet voorbeeld gegeven
- duidelijke aanpak
- goed onderbouwd met resultaten
Min (–) = dit ontbreekt / is onduidelijk / onvoldoende / niet overtuigend**:**
- te algemeen (“wij zijn flexibel”)
- geen bewijs of onderbouwing
- vraag niet volledig beantwoord
Deze plussen en minnen vormen later de basis voor de score én de argumentatie.
- Tijdens de derde keer lezen gaan ze de beoordeling (plussen en minnen) omzetten naar een cijfer of waardering volgens het beoordelingskader. Bij alle plussen en minnen, stellen ze de vraag: wat is dit antwoord waard? Die score is dus niet willekeurig, maar gebaseerd op:
- hoe goed je de vraag hebt beantwoord;
- hoeveel overtuigende “plussen” erin zitten;
- en hoe zwaar de “minnen” wegen.
- Tijdens de vierde keer lezen komt er onderbouwing en commentaar bij. Beoordelaars denken daarbij niet: ik geef een 8, laat ik daar argumenten bij zoeken. Ze denken (idealiter): ik zie deze plussen en minnen… dat past bij een 8. En daar gaat het in de praktijk vaak mis voor inschrijvers. Want: geen duidelijke plussen = moeilijk om hoog te scoren en één stevige min = kan je score flink omlaag trekken.
Als je dit zo leest, snap je meteen: dit kost tijd. Veel tijd. En energie. Maar daar zit ook meteen het probleem. Veel inschrijvingen maken het beoordelaars onnodig moeilijk met: dichte lappen tekst zonder witregels, geen goede structuur en alles in één A4 gepropt zonder marges. Gevolg? Dingen worden gemist.
Of teksten vol buzzwords, losse zinnen en ‘mooie’ formuleringen zonder echte inhoud. Klinkt goed. Leest lekker. Maar als je vraagt wat er nou écht staat… blijft het stil. En dan scoor je alsnog niet.
Inzicht
Beoordelaars lezen écht. Maar alleen wat ze kunnen verwerken, begrijpen en onderbouwen.
Tot slot: het aanbestedingsproces is niet perfect, maar ook niet tegen je
Als je alles zo bij elkaar zet, ontstaat een eerlijker beeld. Aanbestedingen zijn geen perfecte processen. Ze zijn soms inefficiënt, stroperig en frustrerend, aan beide kanten van de tafel.
Aan de ene kant organisaties die jaren voorbereiding doen en nauwelijks inschrijvingen krijgen. Aan de andere kant leveranciers die enorme tijd en geld investeren zonder resultaat.
Eén ding is duidelijk: de meeste mensen doen oprecht hun best om er iets eerlijks van te maken.
Blijf dus niet hangen in het idee dat het proces tegen je werkt. Ga schrijven op een manier die wel werkt bínnen dat proces.
Want winnen begint bij begrijpen hoe het écht werkt en daar slim op inspelen.
