“Sales is mensenwerk” is nog steeds het mantra. En terecht. Maar mensenwerk zonder hulpmiddelen is inefficiënt. Veel salesorganisaties werken nog steeds met Word-offertes en pdf’jes alsof we in 2008 leven, terwijl klanten anno 2025 iets beters verwachten en B2B-sales harder werken is dan ooit. Meer stakeholders, meer afleiding bij kopers, langere trajecten. Je móet dus slimmer werken. En daar zijn technische tools onmisbaar bij. Je moet ze alleen wél goed inzetten.
Een ongelukkig huwelijk
Sales en tech zijn in de basis nooit een gelukkig huwelijk geweest. Denk aan CRM-systemen die na 20 jaar nog steeds niet goed gevuld zijn. Aan offertes die in Word en PowerPoint worden gemaakt, waarbij de naam van de vorige klant er per ongeluk nog in staat. Aan tools die ooit enthousiast zijn aangeschaft maar nauwelijks worden gebruikt.
De meeste bedrijven zitten in een van deze twee groepen. In welke groep herken jij je?
De ontkenners: “Wij doen het al jaren zo en dat werkt prima.”
Je vertrouwt op ervaring, niet op innovatie. Je werkt liever met je eigen Excel-bestand dan met een CRM. Nieuwe tools? Alleen als het echt niet anders kan. Het gevolg: inefficiëntie, kennis die in hoofden zit in plaats van systemen, en een team dat afhankelijk is van een paar kartrekkers. ‘Als ik maar hard genoeg werk, komt het wel goed.’ Maar ondertussen loop je kansen mis die je niet ziet.
“Salesteams die tech serieus nemen en daar een strategie op hebben, zijn tot wel 60% effectiever. Als je je kop in het zand steekt, laat je dus gewoon geld liggen.” – gebaseerd op onderzoeken van McKinsey, Forrester en, jawel, ook de ‘WC-eenden’ zoals Salesforce en Hubspot.
De paniek-aankopers: “We moeten íets!”
Je voelt de druk van targets, concurrentie of een nieuwe generatie kopers. En dus koop je tools. Veel tools. Zonder visie of plan. Iedereen werkt in een ander systeem, data is versnipperd en niemand weet wat nou écht werkt. De initiële energie maakt snel plaats voor frustratie: “We hebben toch van alles geprobeerd?”
Tech implementeren is geen tooltje kopen. Het is een verandering in hoe je werkt. En dat vinden mensen lastig.
Stap 1: wat kan beter?
Een goede tool ondersteunt een taak. Punt. Dus: begin niet met shoppen, maar met kijken waar het probleem zit. Je weet vaak zelf al waar het rammelt, waar de tijdvreters zitten en waar je conversie verliest, maar je kunt het onderbouwen met:
- Data: meten = wetenKijk naar je conversiepercentages per stap in het proces. Komen leads wél op je website maar vragen ze niets aan? Sturen je verkopers veel voorstellen, maar wordt er weinig getekend?
- Je team: organiseer een ’time killer’-workshopDuik met je salesmensen een hok in en vraag waar ze op leeglopen. Wat zijn hun grootste frustraties in het proces? Welke taken kosten relatief veel tijd zonder dat ze direct iets opleveren? Vaak hoor je dan dingen als: “Ik moet alles drie keer invullen”, of “Ik ben uren kwijt aan een offerte maken.” Dat soort inzichten zijn goud waard voor je procesoptimalisatie. En minstens zo belangrijk: door je team actief te betrekken, creëer je draagvlak. Je laat zien dat hun input telt. En dat maakt de kans veel groter dat ze straks ook écht met nieuwe tools willen werken.
- Je klant: bel gewoon 10 klanten en vraag hoe zij het proces hebben ervarenBel na afloop van een verkooptraject je klant en stel een paar simpele vragen: Wat vond je prettig? Waar liep je op vast? Wat had je graag sneller, duidelijker of anders gezien? Veel bedrijven vergeten dat je klant óók onderdeel is van het proces. Terwijl juist hun beleving bepalend is voor je conversie. Klantfeedback geeft je niet alleen concrete verbeterpunten, maar helpt ook om je keuzes intern te onderbouwen: “Onze klanten willen dit. Laten we daar iets mee doen.”
Deze input en data geeft een mooi beeld van waar je problemen zitten en kun je heel gericht kijken hoe je specifieke taken kan ondersteunen met een tool.
Stap 2: welke tool ondersteunt mijn taak?
Oké, je weet nu waar het wringt. Nu ga je niet lukraak shoppen, maar ga je op zoek naar die tool die jouw grootste tijdvreter aanpakt.
Tip: betrek je team! Zij weten precies wat het echte probleem is. En test klein: liever één afdeling die blij wordt, dan een heel bedrijf dat zucht.
- Haken leads ineens af na de eerste kennismaking? Dan heb je misschien een tool nodig die je helpt met beter opvolgen of automatiseren, zodat geen lead koud wordt.
- Ben je uren kwijt aan offertes die telkens aangepast moeten worden? Check dan tools waarmee je met een paar klikken professionele, foutloze offertes maakt.
- Is je data een warboel, verspreid over Excel, mail en losse notities? Dan wordt het tijd voor een CRM dat alles netjes bij elkaar brengt en automatisch synchroniseert.
Tip: test klein. Liever één afdeling die blij wordt, dan een heel bedrijf dat zucht.
Stap 3: slim inrichten = goud waard
Een tool kopen is één ding, ‘m slim inrichten is waar het écht om draait.
Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van offertesoftware. Je koopt een nieuwe tool, klikt wat templates aan, gooit je oude Word-bestand erin en klaar? Nope. Dan krijg je exact dezelfde statische offerte, maar dan sneller verstuurd.
De impact zit niet in de tool zelf, maar in hoe je ’m gebruikt. maak gebruik van slimme templates, automatische invulvelden, koppelingen met CRM en logische standaardteksten. Zorg dat het nog steeds voelt alsof je het specifiek voor die klant hebt geschreven:
- Maak het persoonlijk: begin je offerte met de pijn of wens van de klant;
- Maak het interactief: geef ruimte om keuzes aan te klikken, een vraag te stellen of voeg video’s toe;
- Zorg voor één verhaal: visueel, concreet en gericht op actie;
Dán haal je eruit wat erin zit.
Tip: doe ook dit samen met je team, zodat iedereen snapt waarom en hoe. Een slecht ingerichte tool leidt namelijk alleen maar tot irritatie en extra werk.
Alarmbellen in je offerte
Even eerlijk: als je een van deze zinnen in je offerte terugvindt, is het tijd voor actie (en een mooi moment om offertesoftware te overwegen). Niet omdat het ‘niet mag’, maar omdat het een teken is dat je nog in de oude werkwijze zit. En daar zit nou net de winst.
- Begin je met: “Naar aanleiding van ons gesprek…” of “Bij deze ontvang je onze offerte…”Stop. Grote kans dat je deze zin al 200 keer gebruikt hebt. Je lezer haakt af voor hij begonnen is.🔧 Fix: begin met een zin die raakt. Wat speelt er bij de klant? Waar zit de pijn? Waarom is dit relevant?
- Klinkt je offerte als een beleidsdocument?Lange lappen tekst, geen witruimte, geen visuals? Dan is de kans groot dat je klant afhaakt.🔧 Fix: denk als een designer: maak je offerte visueel aantrekkelijk, scanbaar en to the point.
- Eindig je met iets als: “In het vertrouwen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan…”Dan verbied ik je (vriendelijk) om het hele template nog langer één-op-één over te nemen.🔧 Fix: sluit af met een call-to-action. Wat wil je dat de klant nu doet? Maak het persoonlijk. En als je toch een template gebruikt: zorg dan dat het wél goed voelt en logisch leest.
Laat je niet in de luren leggen door je brein dat liever lui dan moe is. Offertesoftware maakt het makkelijker, maar dan moet de input wel goed zijn. Soms helpt het al om de eerste zin gewoon weg te laten. Of je maakt ‘m op maat.
Stap 4: train je team (en luister naar ze)
Een tool die niet wordt gebruikt, is weggegooid geld. Zorg dat iedereen weet waarom je de tool gebruikt en wat het doel is. Alleen dan wordt het geen verplichting, maar een kans. Organiseer trainingen waarin je niet alleen uitlegt wát je moet doen, maar vooral waarom. Laat zien hoe het hun werk makkelijker maakt en welke voordelen ze zelf hebben.
Als je de tips uit de vorige stappen hebt opgevolgd zijn je mensen al vanaf de probleemanalyse betrokken bij het proces. Blijf ook in deze fase actief om feedback vragen: wat werkt? Wat niet? En neem die feedback serieus. Zo krijg je een team dat niet alleen móet, maar wil.
Stap 5: gebruiken, testen en verbeteren
Een tool is nooit ‘af’. Houd het gebruik in de gaten, blijf data analyseren en praat met je team en klanten. Vraag: levert het op wat je verwachtte? Wat kan beter? Waar loopt het nog vast?
Door deze feedback te gebruiken, kun je het gebruik blijven verbeteren en voorkom je dat mensen terugvallen in oude gewoontes. Durf ook te experimenteren. Misschien blijkt een onderdeel niet zo handig, of ontdek je nieuwe mogelijkheden. Maak ruimte om te optimaliseren en wees niet bang om aanpassingen door te voeren.
Verandering kost tijd, maar met een open houding en een continu verbeterproces zorgen salestools voor een voorsprong.
Tot slot: techniek vervangt geen mensen, maar versterkt ze. Door kritisch te kijken naar je processen en slim te kiezen, maak je sales niet alleen efficiënter, maar ook leuker en effectiever. Dus: hoofd uit het zand, team erbij betrekken, en gáán.
