Offerte digitaal ondertekenen

Akkoord geven op een offerte

1. Bij het versturen van een offerte kun je als leverancier aangeven of jij als leverancier en/of de ontvanger als klant moet tekenen voor akkoord.
2. Als je je eigen offerte ook wilt tekenen, dan moet je die handtekening zetten voor verzending.
3. Na ontvangst en akkoord kan de ontvanger op dezelfde wijze als hierboven de offerte digitaal ondertekenen.
4. Zodra de ontvanger van de offerte akkoord is gegaan, ontvangen beide partijen een e-mail met de (ondertekende) offerte in PDF vorm.
5. De status van de offerte wijzigt van ‘openstaand’ naar ‘gewonnen’. Je ontvangt een notificatie, en de statistieken worden bijgewerkt.

Is een handtekening in Offri rechtsgeldig?

De handtekening die je in Offri zet, betreft een gewone elektronische handtekening. Die is in veel gevallen rechtsgeldig, maar de Nederlandse wet zit zo in elkaar dat de eisen van een handtekening hoger worden naarmate het belang van het te sluiten contract groter wordt.

Er zijn drie niveaus in elektronische handtekeningen te onderscheiden:

1. De gewone of simpele elektronische handtekening: dit is een manier om duidelijk te maken dat je akkoord gaat. Het kan in de vorm van een vinkje, een gescande handtekening, of een digitale krabbel. Dit is de methode die in Offri standaard wordt aangeboden.
2. De geavanceerde elektronische handtekening: dit is een online ondertekening waarbij een extra methode wordt toegevoegd, zoals e-mail, iDIN of SMS, om duidelijk te maken dat degene die heeft ondertekend is wie hij/zij zegt dat hij/zij is.
3. De gekwalificeerde handtekening: Een ondertekening waarbij een persoonlijk certificaat wordt gebruikt die door een gekwalificeerd certificaatverstrekker is verstrekt na identificatie. Dit kan met behulp van een USB-token, een Smartcard of persoonlijke identificatie door een bevoegd persoon.

Vergeet niet dat ook een ouderwetse ‘natte’ handtekening tot de mogelijkheden behoort. Die is opvallend rechtsgeldig. Na het akkorderen versturen wij de offerte in PDF naar beide partijen. Die versie kan worden uitgeprint en ondertekend. Dit is een manier om het akkoord nog sterker te maken.

Markeer een offerte als gewonnen

Natuurlijk gaan je meeste klanten akkoord op een offerte door in Offri een handtekening te zetten. Maar niet iedereen, altijd. Soms heb je genoeg aan een akkoord per e-mail of heb je juist een formele, uitgeprinte en met de hand ondertekende offerte in handen. Dat kun je nu ook in Offri vastleggen.

In het dashboard kun je offertes markeren als gewonnen. Je kunt daarbij ook bestanden uploaden, zodat je al je bewijslast altijd centraal hebt. Nadat een offerte is gemarkeerd als akkoord wordt deze zichtbaar als een gewonnen offerte, en worden de getallen meegenomen in de statistieken.